Maitriser la progression d’un projet, le contrôler et faire correspondre chaque élément avec les autres pour que tout fonctionne comme on l’avait prévu (ou pas) est loin d’être simple.
Enfin pas tout à fait : cela dépend de la manière dont vous avez organisé au PREALABLE votre projet, et je vais vous dire comment vous y prendre ! Tout ça, avec des outils gratuits.
(Vous pouvez aussi organiser votre projet en cours de réalisation, mais cela nécessite une période de transition qui vous demandera d’investir un peu de temps).
Je vous propose dans cet article des astuces pour mener votre projet à bien grâce à quelques étapes et outils simples qui vous permettront de collaborer très facilement et rapidement. Les outils en ligne d’aujourd’hui se révèlent surprenants et incroyablement efficaces, alors profitez-en !
- Ecrivez précisément ce qu’il y a à faire et pour chacun :
Il est absolument nécessaire de voir clair dans votre projet, de sorte à ne pas perdre de temps. C’est pourquoi vous vous devez d’établir un cahier des charges ou une carte mentale regroupant l’ensemble des tâches restantes à faire pour chacun des membres du groupe. Détaillez chaque étape le plus précisément et clairement possible puis distribuez le à chaque membre de l’équipe. - Utilisez les outils collaboratifs !
Google vous offre gratuitement via Google Drive la possibilité de travailler sur le même dossier/fichier pour que chaque membre ait accès aux ressources de tous les autres quand il le veux. Cela facilite énormément la gestion du projet et vous fait gagner énormément de temps (plus besoin de se donner rendez vous ou de téléchargez à chaque fois tous les fichiers).
Tout est sauvegardé en temps réel et sur les serveurs de Google (vous êtes certains de ne rien perdre!).
Vous pouvez de plus travailler en même temps sur le même document (textes avec Google Docs, présentations type Powerpoint avec Google Slide, feuilles de calcul avec Google Sheets…) ! - Communiquez !
Chacun doit savoir sur quoi l’autre est en train de travailler : la communication est une étape continuellement importante de votre projet. Bien que vous puissiez voir l’historique des modifications de votre dossier Google Drive (ce que chacun a modifié), il est nécessaire que vous échangiez. Nous vous conseillons donc Slack (ou Skype pour être moins original) ! C’est un service en ligne gratuit spécialement créé pour les équipes de travail qui vous permet de communiquer par chat, vous envoyer des fichiers, des images etc… très facilement et rapidement !
Centralisez :
Nous avons parlé de Google Docs, Slide, Sheets (Google Drive) et Slack. Tous ces outils ont un point commun : ils centralisent les informations. En centralisant vos données, vous ne perdez pas de temps : tout ce que vous cherchez est à portée de clic.
Très récemment, Google a lancé un nouveau service : Google Spaces. Il vous permet de créer des « espaces » (groupes) dans lesquels vous pourrez poster photos, documents, vidéos, liens etc… à la manière d’un groupe Facebook, mais avec une interface beaucoup plus épurée, claire, ergonomique et sans la distraction des notifications Facebook de notre profil personnel.
Je voulais aussi absolument vous présenter un service en ligne de gestion de projet exceptionnel, le meilleur qui puisse exister selon moi aujourd’hui.
Please welcome… MeisterTask.
MeisterTask est un service (disponible en français) de gestion de projet(s) en ligne gratuit, ergonomique, facile à prendre en main et bourré de fonctionnalités. Il prend en compte un service de semi réseau social en pouvant laisser des commentaires, partager des photos, documents etc…
Vous pourrez également attribuer des tâches à chacun et les archiver une fois terminées (point numéro 1 de cet article).
Je vous laisse le découvrir à l’adresse suivante : meistertask.com
Ces outils font désormais parti de mon quotidien en terme de gestion de projets, je les trouve extrêmement innovants et pratiques, c’est pourquoi je vous les fait découvrir. En espérant à votre tour vous avoir aidé dans l’organisation de vos projets futurs (ou actuels) ! =)